河南工程学院公务卡管理办法

 

第一章 总  则

    第一条  为进一步加强财务管理，规范学校公务消费业务，减少现金支付和控制现金风险，提高公务支出透明度，根据《银行卡业务管理办法》、《河南省省级财政国库管理制度改革方案》和《河南省省级预算单位公务卡管理暂行办法》等相关规定，制定本办法。

    第二条  本办法所称公务卡，是指学校工作人员持有的、主要用于日常公务支出和财务报销业务的银行信用卡。

    第三条  公务卡实行免费开卡、免收年费、免担保、到期免费换卡，享受发卡行和银联公司承诺提供的各项优惠活动。

    第四条  学校教育教学活动中的商品服务支出，包括办公费、印刷费、咨询费、水电费、物业管理费、手续费、邮电费、差旅费、维修（护）费、租赁费、会议费、培训费、公务接待费、专用材料费、公务用车运行维护费、其它交通费以及学校授权个人办理的零星物品采购支出等，原则上统一使用公务卡结算。

原使用转账方式结算的，可继续使用转账方式结算。

第二章  公务卡日常管理

    第五条  学校统一为每位在职教职工开立一张公务卡，并将持卡人姓名、职称、职务、卡号等录入公务卡支持系统。

    第六条  在职教职工发生新增、调动、退休或者其他变化的，学校组织办理公务卡的申办或者注销等手续。

    第七条  公务卡的信用额度由学校根据银行卡管理规定和业务需要，与代理银行协商设定。持卡人在规定的信用额度内进行公务消费。

    第八条  公务卡遗失或者损毁后的补办等事项由个人自行到代理银行申请办理，并通过学校维护公务卡支持系统。

第三章  公务卡支付管理

    第九条  持卡人在发生公务消费支付结算时，应当用公务卡刷卡支付，并取得公务卡刷卡支付交易凭证和发票等财务报销凭证。

    第十条  持卡人公务消费原则上不得超过信用额度，特殊情况下公务卡信用额度不能满足支付需要时，在报经学校批准后由持卡人提前向代理银行申请临时增加授信额度，增加的额度和使用期限等具体事项，按照代理银行有关规定执行。

    第十一条  持卡人在执行公务中原则上不允许通过公务卡提取现金。

    第十二条  实行公务卡结算方式后，公务消费原则上不再使用现金。但属于下列情形的，经学校领导和财务处审批后，可以使用现金结算。

    一、发放慰问金或其他抚恤救济性支出；

    二、发放给非本单位职工一次性费用；

    三、支付给单位临时聘用人员(不含长期聘用人员)的费用；

    四、在不具备刷卡条件的商业服务网点发生的零星支出；

    五、其他特殊情况确需使用现金结算的。

第四章  公务卡财务报销

    第十三条  公务卡结算不改变学校现行财务管理制度与报销基本流程。

    第十四条  持卡人刷卡消费，在学校审核报销前属于个人消费行为。在报销环节，学校对报销凭证进行审核，符合公务卡结算范围和财务制度规定的支出予以报销；不予报销的部分，由持卡人自行承担。

    第十五条  持卡人申请办理公务卡消费支出的报销业务时，应按照学校要求填写报销审批单，并附发票和经持卡人签名的公务卡刷卡支付交易凭证等。

    第十六条  持卡人使用公务卡消费结算的各项公务支出，应在规定的免息还款期内提前10个工作日到学校办理报销手续。

    第十七条  确因工作需要，持卡人不能在规定的期限内办理报销手续的，可委托相关人员向学校提供持卡人姓名（或者卡号）、消费时间和每笔消费金额的明细信息，学校审核批准后，于免息还款期前，先将消费资金转入公务卡，持卡人回单位后5个工作日内补办报销手续。

    第十八条  学校公务卡管理人员登陆公务卡支持系统，根据报销人提供的刷卡凭证上的卡号、日期、金额等信息，查询核对公务消费的真实性，审核确认后予以报销。

    第十九条  报销资金由学校通过财政零余额账户或者基本账户，向个人公务卡账户转账结算。

    第二十条  学校对同意报销的公务卡结算资金，通过公务卡支持系统编制“还款明细表”网上提交代理银行，打印《财政资金支付凭证》送交零余额账户开户行，并将加盖学校财务印章的“还款明细表”送交公务卡代理银行；

报销资金没有纳入国库集中支付范围的，开出银行转账支票，通过相关账户向公务卡账户转账结算。

    第二十一条  学校通过零余额账户或者基本户账户向公务卡账户转账结算，可以逐笔支付，也可以定期汇总支付。

    第二十二条  “还款明细表”电子信息与纸质信息必须确保一致。学校提交代理银行的“还款明细表”必须从公务卡支持系统直接打印，不得使用另行编辑或者下载修改的“还款明细表”。

    第二十三条  学校在收到《财政资金支付凭证》回单后，将经持卡人签名的消费交易凭条与相应的购货发票、入库单、支付凭证回单等原始凭证按照现行会计核算办法登记入账。

    第二十四条  报销后发生向供应商退货的，在货款退回公务卡后，持卡人应在5个工作日内将资金取出并退回学校。持卡人退款的财务手续按学校财务制度规定执行。

第五章    管理职责

    第二十五条  学校在公务卡管理工作中的主要职责是：

    一、选择公务卡代理银行，签订公务卡代理协议；

    二、组织在职教职工办理公务卡，做好新增、调动和退休等人员的公务卡管理工作；

    三、审核持卡人提请报销的公务卡消费信息，及时办理公务卡的报销还款和资金退回处理等有关工作；

    四、维护公务卡支持系统，及时下载保存有关信息，按月与发卡行核对公务卡报销还款信息；

    五、做好教职工的宣传培训工作，促进教职工树立良好的信用意识。

   第二十六条  持卡人在公务卡管理工作中的主要职责是：

    一、私人消费支出（含不予报销费用），由持卡人在代理银行规定的期限内自行还款，并承担不及时和不完全还款的全部责任；

    二、因个人报销不及时造成的罚息、滞纳金等相关费用，由持卡人承担；

    三、因个人公务卡挂失或者非学校原因造成报销资金不能及时划转公务卡账户而造成的罚息、滞纳金等相关费用，由持卡人承担；

    四、持卡人应保存好公务消费时个人签名的消费交易凭条和相应的发票等原始凭证，以备报销使用；

    五、公务卡及密码由个人保管。公务卡遗失，由个人向代理银行申请办理补办，并向学校备案；

第六章  附　则

    第二十七条  本办法解释权归财务处。

    第二十八条  本办法自2013年9月1日起执行。